Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề xuất các hình thức giúp bạn xử lý và quản lý Email hiệu quả hơn. Thay vì gặp những khó khăn như xử lý nhiều thư rác, thư quảng cáo khiến bạn mệt mỏi, thì đây là giải pháp hiệu quả giúp bạn. Hãy đọc ngay bài viết của Followeek.
Lưu trữ email của bạn
Khi bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn email trong hộp thư đến, chúng sẽ nhanh chóng bị chôn vùi. Ra khỏi tầm mắt của bạn. Việc tìm các email cụ thể khó hơn nhiều, nó làm cho ứng dụng thư của bạn hoạt động chậm hơn (ngay cả khi bạn truy cập email của mình thông qua một trình duyệt như Gmail) và nó có thể sử dụng hết bộ nhớ của bạn nếu bạn sử dụng Outlook hoặc Apple Mail trên điện thoại của mình.
Điểm mấu chốt: Không có lý do gì để giữ tất cả email của bạn trong hộp thư đến và có rất nhiều lý do chính đáng để không làm như vậy.
Với ý nghĩ đó, bạn cần phải xử lý email (trả lời / chuyển tiếp email, biến nó thành nhiệm vụ, thiết lập cuộc họp) và sau đó xóa email hoặc lưu trữ nó. Đây là cách bạn nên làm điều đó.
Nơi bạn nên lưu trữ email của mình
Email của bạn sẽ được chuyển vào thư mục Lưu trữ. Chúng không nên đi vào một trong hàng trăm thư mục được sắp xếp cẩn thận; chúng sẽ đi vào một thư mục Lưu trữ.
Thứ nhất, hệ thống phân cấp các thư mục cần thời gian để thiết lập và duy trì, thời gian sẽ tốt hơn dành cho việc xử lý email của bạn. Thứ hai, có thể tốn khá nhiều công sức để quyết định nơi gửi email — một email từ đồng nghiệp của bạn về lý do họ có thể bỏ lỡ thời hạn của dự án có được đưa vào thư mục cho dự án đó không? Thư mục cho người đó? Một thư mục rút ra bài học? —Và việc ra quyết định vừa tốn thời gian vừa tốn công sức. Cuối cùng, thật khó tìm thấy email vào một ngày sau đó khi chúng có thể nằm trong bất kỳ thư mục nào trong số nhiều thư mục và mỗi thư mục có hàng trăm email.
Một kho lưu trữ duy nhất giúp bạn dễ dàng di chuyển email khỏi hộp thư đến vì bạn không phải sử dụng bất kỳ tài nguyên suy nghĩ hoặc ra quyết định nào. Bạn chỉ cần xử lý thư và chuyển nó vào kho lưu trữ của mình. Nó không thể đơn giản hơn và khi bạn đang cố gắng luôn cập nhật dòng email không ngừng nghỉ, bạn muốn quy trình của mình trở nên đơn giản và dễ dàng nhất có thể. Mọi khó khăn hoặc khó chịu đều được phóng đại trên quy mô lớn, vì vậy điều gì đó gây khó chịu nhỏ hoặc mất thời gian cho một email sẽ là một sự phiền toái lớn và thời gian ngốn của hàng trăm email.
Cách lưu trữ hàng loạt email của bạn
Rõ ràng là để lưu trữ email của bạn, bạn chỉ cần di chuyển chúng vào thư mục Lưu trữ và bạn đã đúng về điều đó. Nhưng nếu bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn email trong hộp thư đến thì việc di chuyển chúng riêng lẻ sẽ có vẻ khá khó khăn. Tốt nhất, bạn cần tìm cách di chuyển chúng hàng loạt.
Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng khách như Microsoft Outlook hoặc Apple Mail, thật dễ dàng để chọn hàng loạt thư. Nhấp vào một email trong hộp thư đến của bạn, cuộn xuống, nhấn phím SHIFT trên bàn phím và chọn một email khác. Tất cả email giữa email đầu tiên và email thứ hai sẽ được chọn. Bạn có thể kéo và thả chúng vào thư mục lưu trữ của mình hoặc sử dụng nút Lưu trữ. Giống như biểu tượng đĩa mềm được sử dụng để đại diện cho Lưu, có một biểu tượng Lưu trữ tiêu chuẩn trông giống như một hộp lưu trữ bằng bìa cứng truyền thống. Điều này có trong cả Outlook và Apple Mail (cả ứng dụng khách và ứng dụng di động) cho nút Lưu trữ.
Nếu đang sử dụng ứng dụng khách Outlook, bạn cũng có thể tạo hành động nhanh đánh dấu tất cả các email đã chọn là đã đọc và di chuyển chúng vào thư mục Lưu trữ bằng một lần nhấp vào nút (hoặc phím tắt).
Nếu bạn đã quyết định bắt đầu làm mới, thì bạn luôn có thể chọn tất cả các email trong hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + A (Command + A trên máy Mac) và lưu trữ chúng. Chúng tôi không thể cho bạn biết đó có phải là điều cần làm hay không, nhưng chắc chắn bạn sẽ nhận được một hộp thư đến trống rất nhanh chóng.
Trong giao diện web như Gmail, bạn có thể chọn một trang tại một thời điểm bằng cách nhấp vào hộp kiểm ở đầu trang.
Khi bạn đã chọn xong các email, hãy nhấp vào Lưu trữ để di chuyển chúng.
Không có phím tắt nào để chọn tất cả các email trong hộp thư đến Gmail của bạn (mặc dù * + a sẽ chọn tất cả các email trên trang) nhưng khi bạn đã chọn tất cả các email trên trang, một thanh thông báo sẽ xuất hiện phía trên các email cung cấp cho bạn tùy chọn để chọn tất cả các email trong hộp thư đến của bạn.
Nhấp vào liên kết này để chọn tất cả các email trong hộp thư đến của bạn. Thanh thông báo sẽ thay đổi để cho phép bạn hủy lựa chọn.
Bạn nên lưu trữ bao nhiêu email?
Số lượng email bạn muốn lưu trữ cùng một lúc thực sự tùy thuộc vào bạn.
Vì vậy, thay vì tập trung mọi nỗ lực vào việc lưu trữ (hoặc xóa) từng thư trong hộp thư đến của bạn, hãy tập trung vào các mục tiêu có thể đạt được sẽ giảm bớt email của bạn. Ví dụ là:
- Không còn thư ưu tiên quảng cáo nào vào cuối ngày
- Không có thư nào tồn đọng quá hai ngày làm việc trong hộp thư đến của bạn
- Không có thư nào từ nhân viên / người quản lý / khách hàng của bạn (xóa nếu thích hợp) vào cuối tuần
Tìm ra email nào khiến bạn gấp rút. Ưu tiên xử lý và lưu trữ (hoặc xóa) những email đó.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp ích được cho bạn! Followeek chúc bạn một ngày mới tốt lành.
Để lại một phản hồi