Cách tạo label, nhãn thư trên Word từ Excel

Rate this post

Bạn có thể đang sử dụng Microsoft Excel để sắp xếp danh sách gửi thư. Tuy nhiên, khi bạn sẵn sàng in nhãn gửi thư, bạn sẽ cần sử dụng phối thư để tạo chúng trong Word từ danh sách Excel của mình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Followeek.

Bước 1: Chuẩn bị danh sách gửi thư

Điều đầu tiên bạn cần làm là tạo một tiêu đề cột tương ứng với dữ liệu đi trong mỗi cột. Đặt những tiêu đề đó vào hàng đầu tiên của mỗi cột.

Bạn đưa vào những tiêu đề nào phụ thuộc vào thông tin bạn định sử dụng trong nhãn gửi thư. Tiêu đề luôn đẹp, nhưng điều quan trọng là bạn phải biết một người sử dụng tiêu đề nào trước khi tạo nhãn. Ngoài ra, nếu danh sách của bạn dành cho các công ty chứ không phải cá nhân, bạn có thể bỏ qua tiêu đề “Tên” và “Họ” và thay vào đó chỉ chọn “Tên công ty”. Để minh họa đúng các bước, chúng tôi sẽ đi kèm với danh sách gửi thư cá nhân trong ví dụ này. Danh sách của chúng tôi sẽ bao gồm các tiêu đề sau:

First Name
Last Name
Street Address
City
State
ZIP Code

Đây là thông tin tiêu chuẩn bạn sẽ tìm thấy trên nhãn gửi thư. Bạn thậm chí có thể chèn hình ảnh vào nhãn gửi thư nếu muốn, nhưng bước đó sẽ đến sau trong Word.

Khi bạn đã tạo xong các tiêu đề, hãy tiếp tục và nhập dữ liệu. Sau khi bạn hoàn thành, danh sách của bạn sẽ trông giống như sau:

Hãy tiếp tục và lưu danh sách của bạn và hãy chuyển sang Microsoft Word.

Bước 2: Thiết lập nhãn trong Word

Mở tài liệu Word trống. Tiếp theo, chuyển đến tab “Mailings” và chọn “Start Mail Merge”.

Trong menu thả xuống xuất hiện, hãy chọn “Labels”.

Cửa sổ “Label Options” sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể chọn nhãn hiệu và số sản phẩm của mình. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào “OK”.

Đường viền nhãn của bạn bây giờ sẽ xuất hiện trong Word.

Bước 3: Kết nối Excel với label của Word

Trước khi bạn có thể chuyển dữ liệu từ Excel sang nhãn của mình trong Word, bạn phải kết nối cả hai. Quay lại tab “Mailings” trong tài liệu Word, chọn tùy chọn “Select Recipients”.

Một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Chọn “Use an Existing List”.

Windows File Explorer sẽ xuất hiện. Sử dụng nó để định vị và chọn tệp danh sách gửi thư của bạn. Với tệp đã chọn, hãy nhấp vào “Open”.

Cửa sổ “Select Table” sẽ xuất hiện. Nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, chúng sẽ xuất hiện ở đây. Chọn một trong những có chứa danh sách của bạn. Đảm bảo bật tùy chọn “First row of data contains column headers” nếu chưa có và sau đó nhấp vào “OK”.

Các nhãn của bạn hiện được kết nối với trang tính của bạn.

Bước 4: Thêm trường trộn thư vào nhãn

Bây giờ đã đến lúc thêm các trường phối thư của bạn trong nhãn của Word. Chọn nhãn đầu tiên, chuyển sang tab “Mailings”, sau đó nhấp vào “Address Block”.

Trong cửa sổ “Insert Address Block” xuất hiện, hãy nhấp vào nút “Match Fields”.

Cửa sổ “Match Fields” sẽ xuất hiện. Trong nhóm “Required for Address Block“, hãy đảm bảo mỗi cài đặt khớp với cột trong sổ làm việc của bạn. Ví dụ: “First Name” phải khớp với “First Name“, v.v. Khi bạn đã xác nhận rằng mọi thứ đã được đặt đúng cách, hãy nhấp vào “OK”.